Kampf um Informationen in drei Akten

icon_check_green1. Akt: Auskunftsersuchen vom 21. Dezember 2014, Einsicht in Bau- und Naturschutzakte (erfüllt)

Nachdem wir noch im Herbst größte Schwierigkeit hatten, überhaupt mit dem Bezirksamt zu kommunizieren, waren wir sehr erfreut, dass das Bezirksamt am 7. Januar 2015 unseren Antrag auf Akteneinsicht anstandslos erfüllte. Weniger glücklich waren wir über das, was wir vorfanden: 1) die sehr weitreichende Fällgenehmigung vom 17. Dezember 2014 und 2) das indiskutable „Artenschutzgutachten“ vom 1. Dezember 2014 in einer aus losen Blättern bestehenden Naturschutzakte. Wir reagierten umgehend mit unserer Fachaufsichtsbeschwerde vom gleichen Tag.

icon_check_yellow2. Akt: Auskunftsersuchen vom 21. Januar 2015, Einsicht in nachgebessertes „Artenschutzgutachten“ und Information über behördliche Prüfung mit Hindernissen (überwiegend erfüllt)

Die BSU hatte mehrfach, zuletzt am 13. Januar 2015, eine Nachuntersuchung der Grundstücke gefordert. Aufgrund der bisherigen Erfahrungen mit dem Bezirksamt rechneten wir jedoch mit dem Schlimmsten, und unsere Befürchtungen wurden leider wahr. Am 20. Januar 2015 wurden die Grundstücke (wie wir später erfuhren, ohne erneute Untersuchung) gerodet. Seitdem kämpfen wir für Aufklärung. Am nächsten Tag haben wir beim Bezirksamt Wandsbek und der BSU Auskunft über das neue „Artenschutzgutachten“ beantragt. Am 21. Januar 2015 erklärte Sigrid Vossers, die Fachamtsleiterin des WBZ in Wandsbek zunächst, dass sie unsere Anfrage zuständigkeitshalber an die BSU weitergeleitet habe und dann wiederum einen Tag später:

Ob und aufgrund welcher Rechtsgrundlage Ihnen Einsicht in weitere Unterlagen gewährt wird, wird derzeit geprüft.“

„Ping-Pong-Spiel“ nennt man das wohl, Wegschieben einer „heißen Kartoffel“ und Strippenziehen im Hintergrund. Die BSU, die ja eine ordentliche Untersuchung wollte, sollte sich jetzt mit dem Auskunftsersuchen herumschlagen. Am 28. Januar 2015 hat die BSU die Herausgabe (vorläufig) abgelehnt:

„Für die Herausgabe des Gutachtens nach § 3 Abs. 1 des Umweltinformationsgesetzes (UIG), ist nach § 9 Abs. 1 Nr.1 UIG die Zustimmung des beauftragenden Bauherren erforderlich, da es sich um personenbezogene Daten handelt. Sobald er seine Zustimmung gegeben hat, werde ich Ihnen das Gutachten zusenden. Nach § 3 Abs. 1 Nr. 8 des Hamburgischen Transparenzgesetzes sind nur von den Behörden beauftragte Gutachten herauszugeben. (…)“

Das war so richtig nach dem Geschmack der Fachamtsleiterin, die am 28. Januar 2015 an die BSU schrieb:

Ihr Schreiben an die Thiels finde ich gut.
Ich frage Herrn Karaday wie vereinbart und melde mich bei Ihnen.“

Wenig überraschend teilte sie der BSU am 29. Januar 2015 mit:

Ich habe Herrn Karaday auch nach seinem Einverständnis für die Weitergabe des Gutachtens an die Bürgerinitiative gefragt. Er erteilt sein Einverständnis nicht. Damit kann das Gutachten nicht herausgegeben werden.“

Nach Prüfung durch das Rechtsamt der BSU hat die BSU uns die ergänzten „Gutachten“ zur Verfügung gestellt sowie am 24. März 2015 bereitwillig Auskunft erteilt und Akteneinsicht gewährt. Allerdings blieben die Informationen über die nicht dokumentierten behördlichen Prüfungshandlungen am Fälltag recht vage.

icon_cross_red3. Akt: Auskunftsersuchen vom 16. März 2015, Einsicht in die Naturschutzakte des Bezirksamts Wandsbek (nicht erfüllt)

Um die Ereignisse seit unserer Fachaufsichtsbeschwerde im Januar 2015 beim Hauptverantwortlichen zu rekonstruieren, beantragten wir am 16. März 2015 Einsicht in die Akten des Naturschutzreferats des Bezirksamts Wandsbek. Mehr als einen Monat später, am 24. April 2015, lehnte das Bezirksamt in bekannter Weise unter Berufung auf den Datenschutz Betroffener unseren Antrag ab. Zunächst vorläufig und am 18. Mai 2015 endgültig mangels Zustimmung der Betroffenen. Jedoch wollte das Bezirksamt uns nunmehr die beiden Fassungen des ergänzten „Gutachtens“ zur Einsicht vorlegen. Merkwürdig: Im Januar 2015 sollten wir diese mangels Zustimmung der Bauherren nicht bekommen. Nun doch, obwohl die Bauherren immer noch nicht zugestimmt haben sollen?

Unklar ist nach wie vor, was im Bezirksamt Wandsbek geschah, nachdem die BSU am 8. Januar 2015 aufgefordert hatte, ein ordentliches Gutachten erstellen zu lassen. Weshalb wurde das ignoriert? Welche Absprachen gab es zwischen dem Bezirksamt, den Investoren und dem „Gutachter“? Warum diese Eile? Ob wir solche Informationen in einer Akte des Bezirksamts gefunden hätten, ist allerdings eine andere Frage …

Eine konsensorientierte Kooperation mit dem Bürger“ – auch in Hamburg?

Die Informationsfreiheitsgesetze des Bundes und der Länder – in Hamburg seit 2012 das sehr fortschrittliche Hamburgische Transparenzgesetz – und die Umweltinformationsgesetze des Bundes und der Länder ermöglichen jedermann freien Zugang zu Informationen. Nur in bestimmten gesetzlich geregelten und zu begründenden Ausnahmefällen kann der Zugang abgelehnt werden.

Informationsrechte erfüllen wichtige Funktionen. Sie stärken die demokratischen Beteiligungsrechte der Bürger, indem sie die Grundlage informierter Entscheidungen schaffen. Informationsrechte sollen Verwaltungshandeln transparenter gestalten und Kontrollen ermöglichen. Das wiederum trägt auch zur Verbesserung der Qualität von Verwaltungshandeln bei. In der BT-Drucksache 15/4493 zum Informationsfreiheitsgesetz des Bundes führt der Gesetzgeber in seiner Begründung auf Seite 6 aus:

Das Informationsfreiheitsgesetz dient damit vor allem der demokratischen Meinungs- und Willensbildung. In der modernen Informationsgesellschaft werden Informations-, Kommunikations- und Partizipationsanliegen der Bevölkerung immer wichtiger und verwaltungstechnisch immer leichter erfüllbar. Gleichzeitig wandelt sich das Verwaltungsverständnis: Neben das autoritative Handeln des Staates tritt zunehmend eine konsensorientierte Kooperation mit dem Bürger, die eine gleichgewichtige Informationsverteilung erfordert.

Die neuen Informationszugangsrechte verbessern die Kontrolle staatlichen Handelns und sind insofern auch ein Mittel zur Korruptionsbekämpfung.“

Die Umweltinformationsgesetze setzen die europäische Umweltinformationsrichtlinie in Deutschland um. Diese und das Aarhus-Übereinkommen streben eine Verbesserung des Umweltschutzes durch Teilnahme der Öffentlichkeit an Entscheidungen an. Voraussetzung für diese aktive Rolle ist der Zugang zu Umweltinformationen. Bei Verstößen steht Betroffenen der Verwaltungsrechtsweg offen. Bei Verstößen gegen das Hamburgische Transparenzgesetz kann man sich außerdem an den Hamburgischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit wenden. Für das Umweltinformationsgesetz ist er nicht zuständig.

Verletzung von Informationsrechten

Von dem modernen Verwaltungsverständnis und Aktenmanagement, wie es der Bundestag in seiner Gesetzesbegründung zum Ausdruck gebracht hat, ist das Bezirksamt Wandsbek noch meilenweit entfernt. Im vorliegenden Fall verletzt es gleich mehrfach Informationsrechte:

  • Verspätete Entscheidung über den Antrag: das muss spätestens nach einem Monat ab Antragseingang passieren.
  • Rechtswidrige Ablehnung der Anträge nach dem Umweltinformationsgesetz unter Berufung auf den Datenschutz Betroffener. Dieser Ablehnungsgrund kommt nur in Frage, wenn durch die Bekanntgabe der Informationen personenbezogene Daten offenbart werden und dadurch die Interessen der Betroffenen erheblich beeinträchtigt würden (§ 9 (1) S. 1 Nr. 1 UIG):
    • es fehlt an einer konkreten und überprüfbaren Begründung (zumindest über den Betroffenen und die Art der betroffenen Daten hätte sich das Bezirksamt äußern müssen);
    • es ist auch nicht erkennbar, welche geheimhaltungsbedürftigen personenbezogenen Daten gemeint sein sollen, deren Offenbarung „Interessen der Betroffenen erheblich beeinträchtigt würden“;
    • außerdem überwiegt das öffentliche Interesse an der Bekanntgabe, da es um Aufklärung von Verstößen gegen Naturschutzrecht geht;
    • schließlich hätten abtrennbare Informationen ohne personenbezogene Daten (z. B. durch Schwärzung) bereitgestellt werden müssen;
    • zu guter Letzt muss das Umweltinformationsgesetz richtlinienkonform ausgelegt werden; die Richtlinie sieht eine enge Anwendung der Ablehnungsgründe vor (Art. 4 (2)).
  • Der ursprüngliche Einwand der BSU, dass nach § 3 (1) Nr. 8 des Hamburgischen Transparenzgesetz nur von Behörden beauftragte Gutachten herauszugeben sind, ist schon deshalb verfehlt, weil die erwähnte Bestimmung nur für die im Informationsregister zu veröffentlichenden Informationen gilt, nicht aber für die allgemeinen Auskunftspflichten. Ob wohl das Bezirksamt der Schöpfer dieses nicht ausgereiften, abwehrenden Gedankens ist?

Wie wir den Rückmeldungen anderer Betroffener entnehmen, scheint die Abschottungspolitik des Bezirksamts Wandsbek weniger eine Besonderheit des Bauvorhabens Beim Farenland 42-46 als vielmehr ein generelles Merkmal der Arbeitsweise des Bezirksamts zu sein. Dazu passt auch die Aussage einer Mitarbeiterin der Bauprüfabteilung, die in einer Sitzung des Bauausschusses unverblümt mitteilte, dass Nachbarschreiben grundsätzlich nicht beantwortet würden (wir berichteten).


Sind Akten unzeitgemäß?

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Die Wandsbeker Linksfraktion hat im Sommer 2015 eine Fachaufsichtsbeschwerde gegen den Bezirksamtsleiter Thomas Ritzenhoff eingelegt. Die Aktenführung würde gegen die Aktenordnung für die Bezirksämter verstoßen. Das Bezirksamt würde über viele Vorgänge keine Akten führen. Aus dem Bezirksamt ist zu hören, eine traditionelle Aktenführung sei nicht mehr zu leisten. Aber steht die Aktenführung überhaupt zur Disposition eines Bezirksamts? In der Präambel der Aktenordnung heißt es:

„Ordnungsgemäße Schriftgutverwaltung ist Voraussetzung für ein transparentes und effizientes Verwaltungshandeln. Sie bildet damit eine wesentliche Grundlage des demokratischen Rechtsstaates. Die Bereitstellung von zuverlässigen, vollständigen und erforderlichen Informationen gewährleistet richtige Entscheidungen.“

Akten, ob in Papierform oder elektronisch, haben wichtige Funktionen:

  • Sie dienen der verfassungsrechtlich verankerten Transparenz und Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns.
  • Sie sind Grundlage der parlamentarischen Kontrolle und gerichtlicher Überprüfung.
  • Durch Einsicht in die Akten ermöglichen sie dem Einzelnen, sich gegen Rechtsverletzungen durch den Staat zu wehren (effektiver Rechtsschutz).

Aus der Aktenordnung: „1.1.1 Ziel jeder Schriftgutverwaltung ist die revisionssichere Dokumentation des Verwaltungshandelns im Rahmen der Gesetzesmäßigkeit der Verwaltung.“ und
„1.2.3 Aktenwürdig ist Schriftgut, das erforderlich und geeignet ist, die getroffenen Entscheidungen sowie den maßgeblichen Entscheidungsprozess einschließlich der beteiligten Stellen jederzeit nachvollziehbar und überprüfbar zu machen.“

Akten der Verwaltung sind Mittel der Informations- und Kontrollrechte. Deshalb besteht eine Aktenführungspflicht! Neben den genannten Funktionen hat sie noch eine weitere: sie verbessert die Qualität von Verwaltungshandeln – allein durch das Bewusstsein dieser Pflicht in den Köpfen der Mitarbeiter. Aktenführung ist nicht zwingend aufwändig, eine fehlende Erfassung von Vorgängen nicht unbedingt einfacher oder zeitsparend.

Grundsätze der Aktenführung: Eine Akte muss jederzeit den Stand der Sache abbilden. Dazu muss sie vollständig, wahrheitsgetreu und systematisch sein.

Es geht also nicht um Ärmelschoner, Dienstvorschriften und spießig-deutsche Gründlichkeit, sondern um Spiegel und Kontrollinstrument des Verwaltungshandelns.

Nicht nur die  Aktenordnung, auch die Geschäftsordnung für die Bezirksämter trifft hierzu klare Aussagen (5.2 Aktenbearbeitung):

„Alle Besprechungen, Auskünfte und sonstigen Begebenheiten, die für die Beurteilung und die weitere Bearbeitung der Sache von Bedeutung sein können, sind in Vermerken festzuhalten. Durch Verfügung werden Entscheidungen getroffen sowie ihre Durchführung und die weitere Bearbeitung festgelegt. Die einzelnen Punkte der Aktenverfügung sind in einer dem Arbeitsablauf entsprechenden Reihenfolge anzuordnen und zu nummerieren.“

Akten als Loseblattsammlungen

Die uns in der Akteneinsicht vorgelegten Bau- und Naturschutzakten waren Loseblattsammlungen, Seiten waren nicht nummeriert. Ob die Akten des Bezirksamts Wandsbek immer so aussehen, wissen wir nicht. Von anderen Betroffenen wurde uns jedoch zugetragen, dass es immer wieder vorkommt, dass Akten unvollständig oder manchmal sogar unauffindbar sind. Ein weiterer – allerdings unzulässiger – Kniff: keine schriftliche Dokumentation = kein Akteninhalt. Wichtige Vorgänge, wie die stichprobenartigen Baum- und Artenschutzüberprüfungen vor Ort, hat das Bezirksamt Wandsbek gar nicht erst protokolliert und sie so der Überprüfung entzogen.

Die Akten bestanden im Wesentlichen aus dem externen Schriftwechsel mit dem Antragsteller. Sie enthielten Anträge, behördliche Entscheidungen, vereinzelt Protokolle und schriftliche Korrespondenz. Die Fallbearbeitung war anhand der Akten nur eingeschränkt nachvollziehbar. Es fehlten Bearbeitervermerke, Gesprächsnotizen, die Grundlagen und Gründe für Entscheidungen. Nun darf man den Bogen an Dokumentationspflichten nicht überspannen; Akteneinsichtsrechte, sollen sie nicht ins Leere laufen, gebieten jedoch eine Erfassung der Fallbearbeitung mit allen relevanten Ereignissen, Abstimmungen, Entscheidungen (auch mündlich) und Erkennbarkeit des Bearbeiters. Neben den erwähnten Lücken haben wir festgestellt, dass an anderer Stelle erwähnte Vorgänge nicht in der Akte waren. Je großzügiger und unsystematischer eine Verwaltung mit der Aktenführung umgeht, desto eher bestehen Zweifel an der Vollständigkeit.

Das Wissen über die Ziele und Regeln der Aktenführung ist in Hamburg bereits in griffiger Form vorhanden (Anforderungen an die ordnungsgemäße Aktenführung); es muss nur noch die Verwaltung durchdringen.

Bildnachweis: Rainer Sturm / pixelio.de
Martin Moritz / pixelio.de

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